خدمات لابی من مهمانداری

از مهم ترین خدمات شرکت نسیم آسایش ارائه خدمات لابی من و مهمانداری در ساختمان های مسکونی بلند مرتبه می باشد. لابی من یا راهنمای ساکنان و میهمانان رابط هیأت مدیره ساختمان با ساکنان و تضمین کننده آرامش ، آسایش و امنیت آنان است. وی با آگاهی از ویژگی ها، امکانات و خدمات رفاهی فضاهای مشاع و با رعایت ضوابط و قوانین میهمانداری و مهارت های ارتباطی ضمن پذیرش مراجعین به معرفی این امکانات و خدمات و پاسخگویی به سؤالات آنها می پردازد. همچنین با آگاهی نسبت به مسائل ایمنی، بهداشتی و امنیتی شغل خود خدمات راهنمایی میهمانان به اماکن پذیرایی و واحدهای مسکونی و بالعکس و دریافت و استرداد امانات میهمانان را بر عهده دارد.
لابی من‌ های تحت مدیریت این شرکت در دوره های آموزشی تخصصی، شایستگی ها و مهارت های ارتباطی، فن بیان و آگاهی های ایمنی، بهداشتی و امنیتی لازم برای انجام وظایف خود را کسب نموده و با لباس متحد الشکل در این ساختمان ها استقرار می یابند.

***

جهت تشریح بیشتر وظایف و مسئولیت های لابی من بخش زیر را مطالعه فرمایید.

• رعایت آراستگی ظاهری و پوشیدن لباس فرم مرتب و تمیز،
• عدم استفاده از تلفن همراه هوشمند و سایر دستگاه های صوتی، تصویری الکترونیکی در ساعات کاری
• انتقال و انعکاس اطلاعات کامل به شیفت بعدی در هنگام تغییر شیفت (تا حضور نفر شیفت بعد، از ترک محل خودداری گردد).
• توجه به حضور به موقع هنگام تغییر و تحویل شیفت (حداقل ۱۵ دقیقه قبل از تعویض شیفت).
• رعایت آراستگی و نظافت کامل کانتر و خودداری از قرار دادن وسایل اضافی در داخل کشو و روی کانتر.
• جلوگیری از توقف و تجمع ساکنان، پرسنل و افراد غیر مسؤول مقابل و پشت کانتر.
• خودداری از ترک لابی و در صورت اضطرار لازم است یکی از پرسنل آگاه جایگزین شود.
• کنترل دقیق ورود و خروج افراد ساکن و غیر ساکن از لابی و پارکینگ
• ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل ساختمان (مدیر مجتمع، تاسیساتی، نظافت‌چی، باغبان، سرویس‌کاران و ….) و کلیه مراجعین به مجتمع.
• ثبت و تهیه گزارش شیفت در دفتر گزارش روزانه لابی من، تأیید و ارائه آن به شیفت بعدی (لابی من ها باید در جریان اطلاعات و وقایع شیفت‌های قبل باشند و در صورت نیاز به تکمیل اطلاعات خود با لابی من شیفت های قبلی تماس حاصل نمایند).
• رعایت احترام و شأن ساکنان، میهمانان، همکاران و دیگر مراجعین در مراجعات حضوری با حفظ حریم خصوصی و رازداری افراد).
• رسیدگی به مشکلات احتمالی مجتمع و ساکنین که امکان رفع آن توسط لابی من وجود داشته باشد تا رفع کامل آن( از مداخله در امور شخصی وخانوادگی افراد پرهیز شود).
• هماهنگی با ساکنین هنگام ورود میهمانان (همراه با ارتباط و راهنمایی فوری میهمانان در بدو ورود با برخورد گرم و پرانرژی چهره و کلام و صمیمی).
• نظارت بر زمان بازی کودکان وکنترل ساعت بازی (نیمه‌ی اول سال از ۵ عصر تا ۱۱ شب و نیمه‌‌ی دوم از ۵ عصر تا ۱۰ شب)، در صورت مشاهده یا گزارش توسط دیگران جلوگیری از بازی کودکان در پارکینگ‌ها یا داخل مشاعات.
• جلوگیری از نصب هرگونه اعلامیه، اطلاعیه یا پوستر تبلیغاتی بر روی دیوارها، تابلوهای اعلانات و … که بدون اجازه‌ی هیئت‌مدیره نصب می‌شوند. فقط اطلاعیه‌هایی که دارای سربرگ مجتمع و لوگوی هیأت‌مدیره و یا مهر هیأت مدیره هستند اجازه‌ی نصب دارند،
• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی واطلاع رسانی مناسب به ساکنان با رعایت ادب و احترام (از شتاب در پاسخگویی سوالاتی که نیازمند دریافت اطلاعات از مسؤولین ذیربط است پرهیز شود).
• روشن و خاموش کردن چراغ های محوطه و مشاعات در زمان لازم،
• اخذ قبوض آب، برق، تلفن و … از مأموران و تحویل همه قبوض به مدیریت مجتمع
• در هنگام گشت‌زنی دقت در خاموش کردن چراغ‌های اضافی پارکینگ‌ها و بستن درب ورودی.
• عدم دخالت در امور اجرایی مجتمع و اموری که خارج از شرح وظایف می‌باشد.
• هیأت‌مدیره حافظ اسرار لابی من و لابی من حافظ اسرار هیأت‌مدیره و سایر پرسنل مجتمع می‌باشد و مجاز به افشای اطلاعات یا امور محرمانه‌ی مربوط به مجتمع نمی‌باشد،
• لابی من نیروی شرکت به شمار می‌آید و زیر نظر مدیریت مجتمع انجاموظیفه می کند.
• مراقبت در نگه‌داری از اموال و امکانات مجتمع.
• دقت در مراقبت کامل از تجهیزات لابی من و کلیدهای مربوط به مشاعات که در اختیار لابی من است.
• در مواقع اضطراری جابه‌جایی شیفت لابی من ها با یکدیگر یا ترک محل کار قبل از پایان شیفت، مراتب باید با هماهنگی مدیر صورت گیرد.
• خروج اموال مجتمع تحت هیچ شرایطی مجاز نمی‌باشد،
• مراقبت کامل از اطلاعات ساکنان در هنگام برخورد با تمامی افراد و دیگر ساکنان و افراد بیرون از ساختمان و مراقبت از شماره‌ تماس‌ها و شماره‌های انشعابات و محتوای لیست‌های موجود در لابی.
• ثبت خرابی‌ها، نواقص و مشکلات اظهارشده توسط ساکنان و شکایات ساکنان در فرم گزارش روزانه و انعکاس به افراد مسئول،
• آگاهی از اطلاعات جغرافیایی و وضعیت اجتماعی محله و منطقه و ارائه اطلاعات مورد نیاز ساکنان و میهمانان از قبیل راهنمایی آنان در یافتن نشانی اماکن محلی مهم، مراکز خرید و … پیرامون مجتمع.
• در مورد نامه‌ها و بسته مرسوله های پستی لابی من باید بمحض تحویل نامه، با گیرنده تماس گرفته و جهت هماهنگی تلفنی و تحویل گرفتن با ساکنان هماهنگی به عمل آورد. در صورت عدم حضور ساکنان، مشخصات مرسولات دریافتی در کاربرگ گزارش روزانه ثبت شده و موضوع در اولین فرصت به صاحب مرسوله اطلاع داده شود(لازم به ذکر است در مجتمع هایی که بلبوی دارند تحویل این بسته ها توسط بلبوی انجام می شود).
• انجام سایر امور محوله برابر ابلاغ مدیر اجرایی مجتمع بر اساس مصوبات هیأت‌مدیره.

ب) امور مالی و دریافت شارژ و دیگر مطالبات

• پیگیری و اطلاع از میزان وصول شارژ ماهیانه طبق روال مشخص‌شده توسط هیأت‌مدیره و جمع‌آوری شارژ مطابق با لیست‌های دریافتی از هیأت‌مدیره ومدیر مجتمع.
• تذکر شفاهی مستمر به ساکن هنگام تردد در لابی (در صورتی‌که هر یک از واحدها بیش از دو ماه بدهی شارژ داشته باشند).
• تسلیم ابلاغیه‌ها و اخطاریه‌های کتبی هیأت‌مدیره به ساکنانی که شارژ معوق دارند.
• ضمیمه‌کردن رسید چاپ‌شده توسط دستگاه کارت‌خوان به قبض رسید ساکنان و تحویل رسید فروشنده به مدیریت،
• خودداری از برقراری ارتباط خصوصی و پذیرش تعهدات شخصی نسبت به ساکنین در ساعات کاری بدون اطلاع مدیر مجتمع.

پ) کنترل تردد و تصاویر دوربین‌های مداربسته

• کنترل تردد در حد امکان، به منظور حفظ امنیت ساکنین،
• کنترل دائمی و دقیق نقاط مختلف ساختمان و حراست از مجموعه‌ شامل تاسیسات مجتمع توسط دوربین ها( عدم کنکاش در امور شخصی افراد با دوربین های مداربسته).
• اخذ و رویت کارت شناسایی نمایندگان موسسات دولتی و مجوزهای مربوطه (نظیر مأموران نیروی انتظامی، کمیته‌ی امداد و …) .
• حفظ خونسردی در مواقع بحرانی و امداد رسانی به ساکنین و حادثه دیدگان در شرایط ضروری و در صورت لزوم تماس با مراکز ذیربط (اورژانس، آتش‌نشانی و یا پلیس و …)
• عدم درگیری و مشاجره با ساکنین و تنظیم صورت‌جلسه در موارد توهین و فحاشی و بی‌احترامی افراد به مدیران و پرسنل مجتمع،
• جلوگیری از ورود افراد مشکوک و اراذل و اوباش و در صورت ضرورت، تماس با فوریتهای پلیسی،
• جلوگیری از خروج کودکان کم‌تر از ۵ سال و افراد سالخورده از مجتمع،

ت) دریافت و به‌روزرسانی اطلاعات ساکنان و واحدها

• به‌روز نگه‌داشتن اطلاعات ساکنان و واحدها شامل مشخصات واحد، شماره تماس.

ث) مراقبت های ضروری در هنگام اسباب کشی ساکنان

• در صورت امتناع صاحب اسباب و اثاثیه از ارائه‌ی برگ تسویه‌حساب و یا پرداخت بدهی‌های معوق ورود و خروج ماشین اسباب‌کشی ممنوع است. لابی من موظف است با هماهنگی مدیریت تا زمان انجام کامل امور مذکور درب ورودی مجتمع را برای جلوگیری از ورود یا خروج اسباب و اثاثیه ببندد.
• نظارت در فواصل زمانی مختلف بر نحوه‌ی اسباب‌کشی‌ به‌منظور جلوگیری از وارد آمدن خسارات به ساختمان و عدم استفاده از آسانسور.
• بدیهی است در صورتی‌که اسباب‌کشی در خارج از زمان مقرر (۸ صبح تا ۲۰) انجام شود لابی من موظف است با هماهنگی مدیریت از ورود و خروج اسباب و اثاثیه جلوگیری کند.